Privacy- en cookiebeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

The Merch Mate is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van hoe je onze website gebruikt, kunnen we de volgende gegevens verwerken:

A. Gegevens die jij aan ons geeft

• Naam, factuur- en afleveradres
• E-mailadres en telefoonnummer
• Bestelinformatie (producten, aantallen, maten, personalisatie en druk- of borduurdetails)
• Communicatie met ons (e-mail, chat, contactformulier, social)
• Accountgegevens (als je een account aanmaakt)
• Bestanden die je uploadt (logo’s, designs, drukbestanden)

B. Gegevens die we automatisch verzamelen

• IP-adres (waar mogelijk geanonimiseerd of verkort)
• Apparaat- en browserinformatie
• Websitegedrag (pagina’s, clicks, sessieduur, foutmeldingen)
• Cookies en vergelijkbare technieken (zie hoofdstuk 9)

C. Betalingsgegevens

Wij ontvangen doorgaans geen volledige kaartgegevens. Betalingen lopen via betaalproviders. We kunnen wel statusinformatie ontvangen (bijv. “betaald”, “mislukt”, transactie-ID).

3. Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

• Bestellingen verwerken en leveren (order, productie, personalisatie, verzending, retouren, support)
• Communicatie (vragen, offertes, updates en serviceberichten)
• Accountbeheer (indien van toepassing)
• Betalingen en administratie (facturen, boekhouding, fraude-preventie)
• Marketing (alleen waar toegestaan; afmelden kan altijd)
• Website verbeteren en analytics (gebruik meten en optimaliseren)
• Wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale bewaarplichten)

4. Op welke grondslagen baseren we de verwerking?

Onder de AVG (GDPR) verwerken wij persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst (jouw bestelling en levering)
• Wettelijke verplichting (bijv. belastingwetgeving)
• Gerechtvaardigd belang (bijv. klantenservice, beveiliging, fraudepreventie, beperkte marketing)
• Toestemming (bijv. nieuwsbrief en/of marketing- en analytische cookies) – die kun je altijd intrekken

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang we dat wettelijk moeten.

• Bestel- en factuurgegevens: doorgaans 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Klantenservice/contact: zolang nodig voor afhandeling; daarna beperkt, tenzij langer nodig bij geschillen
• Accountgegevens: zolang je account actief is (of tot verwijderverzoek, tenzij wettelijke plicht)
• Marketinggegevens: tot je je afmeldt of toestemming intrekt
• Cookies: per cookie verschillend (zie hoofdstuk 9)

6. Met wie delen we jouw gegevens?

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld met:

• Webshop- en hostingpartijen
• Betaalproviders
• Bezorg- en logistieke partijen (verzendlabels, track & trace)
• E-mail- en klantenservice tools
• Analytics- en advertentiepartners (alleen met toestemming waar vereist)
• Boekhouder/administratiesoftware
• IT- en beveiligingsdienstverleners

Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten we waar nodig verwerkersovereenkomsten.

7. Doorgifte buiten de EU/EER

Sommige dienstverleners kunnen gegevens (deels) verwerken buiten de EU/EER. Als dat gebeurt, zorgen we voor passende waarborgen, zoals Standard Contractual Clauses (SCC’s) en aanvullende maatregelen waar nodig.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen tegen te gaan (bijv. TLS/SSL, toegangsbeperkingen, minimale toegang, updates/monitoring). Geen enkel systeem is 100% veilig, maar we beperken risico’s zo veel mogelijk.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

9.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij je bezoek aan onze website op je apparaat worden geplaatst. Daarnaast kunnen we vergelijkbare technieken gebruiken (zoals pixels, tags en local storage). Sommige cookies zijn noodzakelijk; andere gebruiken we alleen met jouw toestemming.

9.2 Welke soorten cookies gebruiken we?

We gebruiken de volgende categorieën:

9.3 Toestemming en instellingen wijzigen

• Bij je eerste bezoek tonen we een cookiemelding waarin je jouw voorkeuren kunt instellen.
• Je kunt je toestemming later altijd wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op de website (meestal via een link/knop “Cookie-instellingen” in de footer of via de banner).
• Je kunt cookies ook verwijderen of blokkeren via je browserinstellingen. Houd er dan rekening mee dat de website mogelijk minder goed werkt.

9.4 Cookies/trackers die we gebruiken

Hieronder staan de tools die we gebruiken of (mogelijk) in de toekomst gebruiken. Welke cookies exact geplaatst worden, en hoe lang ze blijven staan, kan veranderen door updates of instellingen. De meest actuele cookie-informatie en categorieën toon je via de cookiebanner/cookie-instellingen.

10. Jouw rechten

Je hebt onder de AVG de volgende rechten:

• Inzage
• Correctie
• Verwijdering (in sommige gevallen)
• Beperking van verwerking
• Bezwaar
• Gegevensoverdraagbaarheid
• Toestemming intrekken

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Mail naar info@themerchmate.com. We kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen.

11. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons weten; we proberen het samen op te lossen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Gegevens van minderjarigen

Onze webshop en diensten zijn niet bedoeld voor kinderen onder 16 jaar zonder toestemming van een ouder/voogd. Denk je dat wij onbedoeld gegevens van een minderjarige hebben verwerkt? Neem contact op via info@themerchmate.com.

13. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving of onze dienstverlening. De meest actuele versie staat altijd op de website. Bovenaan vind je de datum van de laatste update.